Dataansvarlig og kontakt

Marstal Kajakklub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som klubben modtager og anvender.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Afhængigt af dit forhold til klubben kan vi behandle følgende oplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Fødselsdato eller alder og eventuelt køn
• Indmeldelses- og udmeldelsesdato
• Medlemstype og kontingentsats
• Forælder eller værges kontaktoplysninger ved børn og unge
• Tilmelding til hold, kurser, ture og arrangementer
• Kajakcertifikater, IPP-niveau og frigivelsesstatus
• Registrering af roture og kilometer i RO-kort
• Oplysninger om klubnøgle, depositum og privat kajakopbevaring
• Bestyrelses-, instruktør- eller andre frivillige funktioner
• Fakturaer, betalinger og eventuelle udeståender
• Relevant kommunikation med klubben
• Fotografier og video fra klubbens aktiviteter og arrangementer

Klubben registrerer som udgangspunkt ikke helbredsoplysninger. Hvis et medlem eller en forælder giver en instruktør nødvendige oplysninger af hensyn til sikkerheden, behandles oplysningerne fortroligt og kun så længe, det er nødvendigt.

Hvorfor bruger vi oplysningerne?

Vi behandler personoplysninger for at kunne:

• Administrere medlemskab og medlemsrettigheder
• Opkræve kontingent og administrere betalinger
• Administrere klubnøgler og kajakopbevaring
• Planlægge hold, kurser, ture og arrangementer
• Registrere certifikater, frigivelse og relevante sikkerhedskvalifikationer
• Administrere klubbens elektroniske ro-protokol
• Sende praktiske beskeder, medlemsinformation og nyheder
• Udarbejde medlemsstatistik og søge relevante tilskud
• Dokumentere klubbens aktiviteter og historie
• Overholde gældende lovgivning og forpligtelser som forening

Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker, når den er nødvendig for at administrere medlemskabet, opfylde en retlig forpligtelse eller varetage klubbens legitime interesser i at drive en sikker og velfungerende idrætsforening.

Vi anvender samtykke, når dette er det relevante grundlag, eksempelvis ved bestemte former for fotografering eller frivillig offentliggørelse af personoplysninger.

GoMember, MitID og RO-kort

GoMember

Klubben anvender GoMember til blandt andet medlemsadministration, tilmeldinger, kommunikation, hjemmeside og betaling. GoMember behandler personoplysninger på klubbens vegne som databehandler.

MitID

MitID kan anvendes til sikker identifikation og adgang til relevante funktioner. I den forbindelse behandles de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre identifikation og login.

RO-kort

RO-kort anvendes som elektronisk ro-protokol. Her kan der registreres oplysninger om medlemmet, kajakken, turens tidspunkt, destination og antal roede kilometer.

Hvem kan modtage oplysninger?

Når det er relevant og nødvendigt, kan oplysninger behandles af eller videregives til:

• GoMember og tilknyttede systemleverandører
• RO-kort
• Betalings- og regnskabsleverandører
• Dansk Kano og Kajak Forbund, DIF eller andre relevante idrætsorganisationer
• Arrangører og samarbejdsklubber, når det er nødvendigt for en aktivitet
• Offentlige myndigheder, når klubben er retligt forpligtet til det

Klubben sælger ikke personoplysninger og videregiver dem ikke til eksterne virksomheder til deres egen markedsføring.

Hvis en leverandør behandler oplysninger uden for EU/EØS, skal overførslen ske på et lovligt grundlag og med de nødvendige garantier efter databeskyttelsesreglerne.

Børn, unge og børneattester

Ved medlemmer under 18 år kan klubben behandle kontaktoplysninger på en forælder eller værge. Kommunikation om medlemskab, betaling, sikkerhed og aktiviteter kan sendes til forælderen eller værgen.

Klubben tager særligt hensyn til børn og unges privatliv og indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige for sikker deltagelse og administration.

Børneattester

Klubben indhenter børneattester, når det er nødvendigt eller lovpligtigt. Adgangen begrænses til de personer, der har et arbejdsbetinget behov.

Selve attesten opbevares som udgangspunkt ikke efter kontrollen, medmindre klubben har en konkret dokumentationsforpligtelse. Klubben kan registrere, at den nødvendige kontrol er gennemført.

Fotografier og video

Klubben kan offentliggøre almindelige situationsbilleder fra træning, ture og arrangementer, når billederne er harmløse og offentliggørelsen har et sagligt formål.

Ved portrætbilleder, markedsføringsbilleder eller billeder med børn foretager klubben en konkret vurdering og indhenter samtykke, når det er nødvendigt.

Hvis du ønsker et billede af dig selv eller dit barn fjernet, kan du kontakte klubben. Vi vurderer henvendelsen og fjerner billedet, når der ikke er et andet lovligt grundlag for at bevare det.

Hvor længe gemmer vi oplysninger?

Vi gemmer personoplysninger, så længe de er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til.

• Oplysninger om aktive medlemmer gemmes under medlemskabet.
• Ved udmeldelse slettes eller anonymiseres oplysninger, som klubben ikke længere har behov for, som udgangspunkt senest inden for 12 måneder.
• Regnskabsmateriale og betalingsoplysninger, der er omfattet af bogføringsreglerne, gemmes som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår.
• Oplysninger om udeståender, tvister eller mulige retskrav kan gemmes, så længe det er nødvendigt.
• Oplysninger om nøgler, depositum og opbevaring gemmes, indtil forholdet er afsluttet.
• Historiske oplysninger, resultater og billeder kan gemmes, når klubben har en legitim interesse i at bevare sin historie, og hensynet til den registrerede ikke vejer tungere.
• Klubben gennemgår løbende sine systemer og sletter oplysninger, der ikke længere er nødvendige.

Sådan beskytter vi oplysningerne

Adgangen til personoplysninger begrænses til bestyrelsesmedlemmer, administratorer, instruktører og andre frivillige, som har behov for oplysningerne for at udføre en konkret klubopgave.

Vi anvender relevante sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangskontrol, sikre loginløsninger og databehandleraftaler med klubbens leverandører.

Ved et brud på persondatasikkerheden vurderer klubben hændelsen og underretter Datatilsynet og berørte personer, når reglerne kræver det.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

• Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• At få urigtige oplysninger rettet
• At få oplysninger slettet
• At få behandlingen begrænset
• At gøre indsigelse mod behandlingen
• At modtage visse oplysninger i et maskinlæsbart format
• At trække et samtykke tilbage

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte klubben. Visse oplysninger kan ikke slettes med det samme, hvis klubben fortsat er retligt forpligtet til at gemme dem.

Du kan klage til Datatilsynet , hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Cookies og tekniske oplysninger

Hjemmesiden kan anvende teknisk nødvendige cookies for at fungere korrekt. Hvis hjemmesiden anvender statistik-, markedsførings- eller andre ikke-nødvendige cookies, indhentes samtykke, før de placeres.

Yderligere oplysninger fremgår af klubbens separate cookieinformation og det cookiepanel, der vises på hjemmesiden.